Hiểu rõ số hoá và chuyển đổi số trong sự phát triển của Doanh nghiệp

Số hóa và chuyển đổi số là thuật ngữ doanh nghiệp cần phân biệt trước khi tham gia cuộc đua chuyển đổi số dài hạn. Khi doanh nghiệp chỉ mới triển khai rời rạc một số phần mềm hay công nghệ đã cho rằng mình đã thực hiện chuyển đổi số. Tuy nhiên, trên thực tế, họ mới chỉ đang dừng lại ở mức số hóa. Việc “ảo tưởng” này dẫn đến nhiều nhiều hậu quả nghiêm trọng. 

Để có cái nhìn rõ ràng hơn về chuyển đổi số và số hóa, cùng HST Consulting tìm hiểu và so sánh sự khác nhau giữa hai quá trình này qua bài viết dưới đây. 

I. Tổng quan về Số hóa doanh nghiệp

Số hóa là gì?

Số hóa không chỉ là một xu hướng, mà còn là một biến đổi cực kỳ quan trọng trong thế giới hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghiệp và công nghệ thông tin. Số hóa đơn giản là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng analog sang dạng số, mang lại khả năng lưu trữ, xử lý và truyền tải thông tin một cách hiệu quả hơn.

Hai khía cạnh chính của số hóa là số hóa thông tin (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization). Số hóa thông tin là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý hoặc giấy tờ sang dạng số, làm cho nó trở nên dễ dàng quản lý, tìm kiếm và chia sẻ. Điều này có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực như văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Việc số hóa thông tin giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu điện tử, giảm thiểu sự phụ thuộc vào vật lý và tăng cường khả năng truy cập thông tin.

Số hóa quy trình (Digitalization), mặt khác, là quá trình sử dụng công nghệ số để cải thiện, tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh hoặc sản xuất. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất mà còn giảm thiểu sai sót do can thiệp con người. Các doanh nghiệp thường sử dụng nó để tối ưu hóa chuỗi cung ứng, quản lý tồn kho, và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn thông qua các dịch vụ trực tuyến và tự động.

Số hóa không chỉ là sự chuyển đổi từ giấy tờ sang số, mà còn mở ra cơ hội để cải thiện tất cả các khía cạnh của cuộc sống và công việc thông qua sự kết hợp linh hoạt của hia loại số hóa thông tin và quy trình.

II. Tầm quan trọng của số hóa doanh nghiệp

Số hóa doanh nghiệp không chỉ là xu hướng mà còn là một yếu tố quyết định đối với sự thành công và tồn tại của các tổ chức. Việc chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích, từ việc tăng cường hiệu suất lao động đến việc bảo vệ thông tin quan trọng. Dưới đây là những điểm quan trọng nhất của việc này với doanh nghiệp.

1. Tăng cường hiệu suất và năng suất lao động

Cung cấp cơ hội để tối ưu hóa quy trình làm việc, từ việc tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại đến việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích dữ liệu phức tạp. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào công việc có giá trị cao hơn, sáng tạo và chiến lược hóa, thay vì bị mắc kẹt trong công việc rutin hàng ngày. Điều này giúp tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc.

2. Giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa tài nguyên

Quá trình số hóa giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành thông qua việc tự động hóa, sử dụng các giải pháp tiết kiệm năng lượng và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. Các hệ thống quản lý thông minh có thể dự đoán nhu cầu và giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt, tránh lãng phí và không hiệu quả.

3. Tăng cường sự minh bạch và an toàn thông tin

Mở ra cánh cửa cho sự minh bạch, một yếu tố quan trọng đối với niềm tin của khách hàng và đối tác kinh doanh. Hệ thống số hóa giúp theo dõi và báo cáo các giao dịch, quy trình làm việc một cách minh bạch, từ đó tạo ra một môi trường kinh doanh đáng tin cậy và minh bạch.

4. Đảm bảo lưu trữ dữ liệu lâu dài không bị thất thoát

Giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả. Các giải pháp đám mây và hệ thống lưu trữ thông minh giúp bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát và tạo ra các bản sao lưu tự động, đảm bảo sự an toàn và khả dụng của thông tin quan trọng trong thời gian dài.

Trong tự động hóa và số hóa, doanh nghiệp không chỉ tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn xây dựng một cơ sở hạ tầng linh hoạt và bền vững. Sự quyết định chuyển đổi số không chỉ là một chiến lược kinh doanh, mà còn là chìa khóa mở ra những cơ hội mới và đem lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

III. Phân biệt điểm khác nhau giữa số hoá và chuyển đổi số

1. Điểm giống nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Điểm chung giữa số hóa và chuyển đổi số nằm ở hai khía cạnh chính: hình thức và mục tiêu.

Về mặt hình thức, cả hai đều ứng dụng công nghệ hiện đại để tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với mục tiêu, cả hai đều nhằm thay đổi cách doanh nghiệp hoạt động, thúc đẩy hiệu suất làm việc thông qua việc áp dụng các phương pháp tiên tiến,  tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

2. Điểm khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Khía Cạnh	Số Hóa	Chuyển Đổi Số
Khái Niệm	Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống thành dạng số.	Chuyển đổi số là quá trình sâu rộ hơn. Nó biến đổi cả quá trình kinh doanh và tổ chức sang mô hình dựa trên công nghệ số.
Yếu Tố Con Người	Yêu cầu sự hỗ trợ của con người trong quá trình nhập dữ liệu ban đầu và theo dõi quá trình. Tuy nhiên, chưa được nhấn mạnh như một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện số hóa.	Yêu cầu sự tham gia tích cực của con người để thay đổi quá trình làm việc và chuyển đổi số. Đây là một trong các yếu tố quan trọng và có tầm ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng và triển khai thành công lộ trình CĐS.
Thời Gian Thực Hiện	Có thể thực hiện nhanh chóng với sự hỗ trợ của công nghệ, tùy thuộc vào quy mô và phức tạp của dự án.	Thường đòi hỏi thời gian dài hơn, vì liên quan đến sự thay đổi tổ chức và quy trình làm việc. Thông thường kéo dài 3-5 năm và được đánh giá điều chỉnh hàng năm.
Cơ Sở Thực Hiện	Chưa có cơ sở rõ ràng	Thực hiện dựa trên các cơ sở rõ ràng: Có mục tiêu và định hướng. Có lộ trình rõ ràng. Sự quyết tâm của lãnh đạo. Có đơn vị tư vấn bài bản.
Ví Dụ Minh Họa	– Số hóa văn bản bằng giấy thành tệp số (file PDF, Excel, Word, …) trong các công ty văn phòng. – Scan những hình ảnh thành file kỹ thuật số – Thay vì nhập dữ liệu trên giấy  chuyển thành nhập các dữ liệu trên máy tính, app	Chuyển đổi toàn bộ quá trình sản xuất từ mô hình truyền thống sang mô hình công nghệ số trong ngành công nghiệp. (Smart Factory)
Tầm Quan Trọng	Quan trọng để tăng cường hiệu suất và quản lý thông tin hiệu quả.	Quan trọng để đảm bảo sự tồn tại và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Ví dụ về thành công trong số hóa và chuyển đổi số 

Có thể thấy rõ sự thành công của số hóa và chuyển đổi số qua hành trình “chuyển mình” của Netflix, một trong những tập đoàn giải trí hàng đầu trên thế giới.

Trước khi bắt đầu quá trình số hóa và chuyển đổi số vào năm 2007, mô hình kinh doanh ban đầu của Netflix (thành lập năm 1997) tập trung vào việc cho thuê và bán DVD qua dịch vụ thư từ. Tại giai đoạn này, mọi hoạt động kinh doanh của Netflix đều phụ thuộc vào các quy trình thủ công.

Quá trình số hóa của Netflix bắt đầu khi họ tận dụng các thiết bị kết nối internet và công nghệ lưu trữ đám mây vào đầu thập kỷ 2000. Thay vì giữ chặt vào mô hình cung cấp DVD, Netflix đã biến đổi mô hình này thành một không gian lưu trữ trực tuyến vô vàn loại phim ảnh. Sự số hóa đã đánh dấu sự thay đổi lớn về cách mà khách hàng tương tác với nội dung giải trí, từ quá trình tìm kiếm, lựa chọn đến thanh toán.

Trên hành trình chuyển đổi số, Netflix sử dụng dữ liệu mà họ thu thập được để có cái nhìn sâu sắc về thói quen và sở thích xem phim của khách hàng. Bằng cách này, họ kết hợp các mạng truyền hình và hợp tác với các studio sản xuất, xây dựng một thư viện nội dung khổng lồ có mức giá cạnh tranh. Netflix không chỉ số hóa thông tin và quy trình mà còn chuyển đổi toàn bộ mô hình kinh doanh, tạo ra một trải nghiệm giải trí toàn diện và linh hoạt cho khách hàng. Điều này chứng tỏ rằng họ đã thành công trong việc áp dụng chiến lược số hóa như một nền tảng cho sự chuyển đổi số toàn diện của mình.

IV. Mối liên hệ mật thiết giữa số hóa và chuyển đổi số

Mối liên hệ giữa số hóa và chuyển đổi số là quan trọng trong quá trình hiện đại hóa doanh nghiệp. Số hóa đại diện cho giai đoạn chuẩn bị và thu thập dữ liệu cần thiết trước khi bước vào quá trình chuyển đổi số. Đây là một giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp làm quen với các khái niệm và công nghệ liên quan đến chuyển đổi số.

Trong quá trình số hóa, dữ liệu được tập trung và chuẩn bị cho việc sử dụng hiệu quả hơn, thay vì nằm phân tán và khó khăn trong việc trích xuất. Dữ liệu này sau đó trở thành một tài nguyên quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, được sử dụng để phân tích và tối ưu hóa các quy trình vận hành, nghiên cứu và cải thiện trải nghiệm khách hàng, cũng như xây dựng chiến lược và mô hình kinh doanh mới.

Chính vì vậy, để đạt được thành công trong chuyển đổi số, việc xây dựng nền tảng từ giai đoạn số hóa là vô cùng quan trọng. Tại Việt Nam, hầu hết các doanh nghiệp đang tiến hành số hóa quy trình, và một số ít đã thành công trong việc chuyển đổi số. Việc nhận biết giai đoạn hiện tại của mình là bước quan trọng, giúp doanh nghiệp thực hiện các hành động phù hợp để đạt được mục tiêu trong từng giai đoạn của quá trình chuyển đổi số.

Trên đây là phân biệt điểm khác nhau giữa số hoá và chuyển đổi số. Hy vọng bài viết trên của HST Consulting sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.